Zmiany w przepisach o ochronie danych osobowych

Jak przetwarzamy dane osobowe
Jako Gadimex Marek Gadowski, w świetle przepisów jestem administratorem danych osobowych Państwa jako moich klientów. To oznacza, że odpowiadam za wykorzystanie danych w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami.

1. W jakim celu i na jakiej podstawie wykorzystujemy Państwa dane osobowe
Państwa dane osobowe uzyskane podczas wizyty serwisowej oraz otrzymane od Suzuki Motor Poland lub SsangYong Motors Polska wykorzystujemy w następujących celach:
1.1. zawarcia i wykonania łączącej nas umowy, przez czas trwania umowy i rozliczeń po jej zakończeniu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b RODO, podstawę tę będziemy nazywać w skrócie „wykonaniem umowy”),
1.2. wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych, np.:
1.2.1. wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych,
1.2.2. udzielanie odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianej przepisami,
Z danych potrzebnych do realizacji obowiązków prawnych będziemy korzystać:
1.2.3. przez czas wykonania obowiązków, np. wystawienia faktury (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 c RODO; podstawę tę będziemy nazywać „obowiązkiem prawnym”),
1.2.4. przez czas, w którym przepisy nakazują nam przechowywać dane, np. podatkowe (podstawa prawna: „obowiązek prawny”), lub
1.2.5. przez czas, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku, np. otrzymać karę finansową od urzędów państwowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 f RODO, podstawę tę będziemy nazywać „naszym prawnie uzasadnionym interesem”).
1.3. wykrywania nadużyć i zapobiegania im - przez czas trwania umowy (podstawa prawna: wykonanie umowy), a następnie przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z łączącej nas umowy, a w przypadku dochodzenia przez nas roszczeń lub zawiadamiania właściwych organów - przez czas trwania takich postępowań (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes),
1.4. ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, co obejmuje m.in. sprzedaż naszych wierzytelności z umowy innemu podmiotowi - przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes),
1.5. marketingu bezpośredniego - przez czas trwania umowy (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes),
1.6. tworzenia zestawień, analiz, statystyk na nasze potrzeby wewnętrzne, obejmuje to w szczególności raportowanie, badania marketingowe, planowanie rozwoju usług, prace rozwojowe w systemach informatycznych, tworzenie modeli statystycznych (np. dotyczących ochrony przychodów) - przez czas trwania umowy, a następnie nie dłużej niż przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes),
1.7. weryfikacji wiarygodności płatniczej - przez okres niezbędny do dokonania takiej oceny przy zawarciu, przedłużeniu lub rozszerzeniu zakresu tej lub kolejnej umowy oraz do rozpatrywania związanych z tym reklamacji (podstawa prawna: wykonanie umowy); dotyczy to także danych uzyskanych przez nas z innych źródeł, a jeśli zawierają
Państwo z nami kolejną umowę - Państwa danych posiadanych już przez nas przed jej zawarciem, 1.8. wsparcia obsługi, w tym poprzez informowanie o awariach, dostosowanie obsługi w oparciu o m.in. dane o ofercie, z której Państwo korzystają, czy o dotychczas złożonych reklamacjach – przez czas trwania łączącej nas umowy (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes).
Jeśli wyrażą Państwo zgodę na wykorzystywanie swoich danych, treść tej zgody będzie określać, w jakim celu będziemy przetwarzać Państwa dane.

2. Które dane należy nam podać
Do zawarcia umowy polegającej na serwisie/ naprawie Państwa samochodu lub motocykla wymagamy podania przez Państwa danych niezbędnych do otwarcia zlecenia (jeśli ich Państwo nie podadzą, nie zawrzemy umowy). Dodatkowo możemy poprosić o dane opcjonalne, które nie mają wpływu na zawarcie umowy (jeśli ich nie otrzymamy, nie będziemy mogli np. zadzwonić pod numer kontaktowy lub wysłać e-maila, w celu omówienia lub rozszerzenia zakresu usługi, a także uzgodnienia ostatecznego kosztu naprawy).

3. Dodatkowe informacje o danych osobowych
W momencie zawierania umowy lub w czasie jej trwania mogą Państwo np. zamówić dodatkowe usługi lub towary albo skorzystać z funkcji nieobjętych dotąd umową. Jeśli będzie to wymagało wykorzystania Państwa danych w sposób inny niż opisany w tym dokumencie, brakujące informacje uzupełnimy i przekażemy, o ile to możliwe, przed uzyskaniem danych. W pozostałym zakresie informacje o przetwarzaniu danych zawarte w tym dokumencie pozostaną aktualne.

4. Komu przekazujemy Państwa dane
Państwa dane przekazujemy:
4.1. podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu, uczestniczącym w wykonywaniu naszych czynności:
4.1.1. podwykonawcom wspierającym nas np. przy wykonywaniu usług czy w procesie obsługi Klienta,
4.1.5. podmiotom świadczącym nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową
4.2. innym administratorom danych przetwarzającym Państwa dane we własnym imieniu:
4.2.1. podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
4.2.2. podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze), w celu dokonania zwrotów na Państwa rzecz,
4.2.3. podmiotom nabywającym wierzytelności, w razie nieopłacenia przez Państwa naszych rachunków w terminie,
4.2.4. podmiotom współpracującym z nami przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych - w zakresie, w jakim staną się administratorem danych,

5. Dane z innych źródeł
5.1. Przy zawieraniu, przedłużaniu lub rozszerzaniu zakresu umowy przez czas trwania takiej czynności będziemy wykorzystywać dotyczące Państwa informacje pochodzące z rejestru przedsiębiorców (obecnie: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) oraz z bazy Głównego Urzędu Statystycznego w zakresie tam upublicznionym, oraz od podmiotów zajmujących się w sposób profesjonalny zbieraniem i analizą informacji o kondycji gospodarczej przedsiębiorców w zakresie przez nie udostępnianym w celu weryfikacji Państwa danych oraz Państwa wiarygodności płatniczej (podstawa: wykonanie umowy), a następnie w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń przez okres, po którym przedawnią się roszczenia z łączącej nas umowy (podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes).
5.2. W trakcie trwania umowy możemy uzyskiwać dane z rejestrów publicznych (rejestr przedsiębiorców, baza GUS) oraz od podmiotów prywatnych zbierających lub analizujących informacje o przedsiębiorcach w celu marketingowym oraz w celu tworzenia zestawień i analiz (podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes) przez czas trwania umowy oraz przez okres, po którym przedawnią się roszczenia z łączącej nas umowy.
5.4. Jeśli płacą Państwo za pośrednictwem np. banku lub instytucji płatniczej, to wejdziemy w posiadanie informacji o tym, z jakiego konta, w jakiej instytucji dokonali Państwo zapłaty. Dane te będziemy przetwarzać w celu sprawdzenia, czy dokonali Państwo poprawnej zapłaty, a w razie potrzeby także w celu dokonania zwrotów (podstawa: wykonanie umowy), w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń oraz w celach tworzenia statystyk i analiz (podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes).

6. Czy Państwa dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Obecnie nie planujemy przekazywać Państwa danych poza EOG (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię.

7. Linki do zewnętrznych stron internetowych
W przypadku gdyby niniejsza strona internetowa zawierała odesłania (linki) do stron internetowych podmiotów zewnętrznych informujemy, że nie ponosimy odpowiedzialności za funkcjonowanie, czy politykę prywatności, takich zewnętrznych stron internetowych. Ponadto informujemy, że tego typu podmioty zewnętrzne na swoich stronach internetowych mogą wykorzystywać pliki cookies. Dlatego zwracamy uwagę na konieczność zapoznania się z politykami prywatności zawartymi na innych stronach internetowych we własnym zakresie.

8. Automatyczne podejmowanie decyzji
Dokonujemy automatycznego podejmowania decyzji mających istotny skutek dla Państwa w następujących sytuacjach:
8.1. przy zawieraniu umowy podejmujemy automatyczne decyzje o zawarciu lub o warunkach zawarcia, przedłużenia lub rozszerzenia jej zakresu w oparciu o ocenę wiarygodności płatniczej. Jeśli z informacji naszych lub uzyskanych z innych źródeł (wskazanych w przedstawionych Państwu informacjach) wynika, że zalegali Państwo z opłatami wobec nas lub innych podmiotów, możemy np. zażądać wpłaty zaliczki przed zawarciem umowy lub nie zawrzeć umowy. Przy podejmowaniu decyzji bierzemy pod uwagę Państwa dotychczasową historię płatniczą, zadłużenie u innych podmiotów oraz rodzaj towaru lub usługi, które chcą Państwo nabyć;
8.2. w przypadku gdy zalegają nam Państwo z zapłatą, możemy automatycznie podjąć decyzję o ograniczeniu lub o uniemożliwieniu korzystania przez Państwa z naszych usług. Na tę decyzję będą miały wpływ m.in. wysokość i okres zadłużenia oraz dotychczasowa historia płatnicza.

9. Przysługujące Państwu uprawnienia
Mogą Państwo złożyć do nas wniosek (dotyczący danych osobowych) o:
– sprostowanie (poprawienie) danych,
– usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie lub umieszczonych na naszych serwisach internetowych,
– ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych – stosownie do złożonego wniosku),
– dostęp do danych (o informację o przetwarzanych przez nas danych oraz o kopię danych),
– przeniesienie danych do innego administratora danych lub do Państwa (w zakresie określonym w art. 20 RODO).

Z tych praw mogą Państwo skorzystać, składając wniosek w siedzibie firmy Gadimex lub dzwoniąc pod numer 22 842 52 31.
Aby mieć pewność, że są Państwo uprawnieni do złożenia wniosku, możemy prosić o podanie dodatkowych informacji pozwalających nam Państwa uwierzytelnić.
Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, kiedy można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia mogą Państwo skorzystać, zależeć będzie np. od podstawy prawnej wykorzystywania przez nas Państwa danych oraz od celu ich przetwarzania.

10. Prawo sprzeciwu
Niezależnie od praw wymienionych wyżej mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po przyjęciu wniosku w tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania Państwa danych w tym celu.
W szczególnych sytuacjach mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych, jeśli podstawą wykorzystania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, że istnieją:
– ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub
– podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

11. Zgoda
Jeżeli wykorzystanie przez nas Państwa danych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego prawnie uzasadnionego interesu, możemy prosić o wyrażenie zgody na określone sposoby wykorzystania Państwa danych. Taka zgoda może umożliwiać np. udostępnienie danych innym podmiotom na potrzeby ich akcji promocyjnych lub automatyczne podjęcie decyzji w oparciu o Państwa dane i na Państwa żądanie. Udzieloną nam zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Państwa danych przed cofnięciem takiej zgody).

12. Skarga
Mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.

13. Kontakt i informacje
Nasze dane kontaktowe:
Gadimex Marek Gadowski
ul. Goraszewska 32
02-903 Warszawa

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych w Gadimex:
gadimex@gadimex.com.pl